POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

En cumplimiento de lo estipulado en la ley 1581 del 2012, reglamentada por el decreto 1377 del 2013, CTC EDTECH COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT 901.793.230-8, domiciliada en Medellín, con dirección CR 43 A 16 A SUR 38 OF 1301, dirección electrónica [email protected] y teléfono 6044900348 y FUNDACIÓN CRACK THE CODE, identificada con NIT 901.776.140-1, domiciliada en Medellín, con dirección CR 43 A 16 A SUR 38, dirección electrónica [email protected] y teléfono 6044900348; quienes actúan en calidad de Responsables del tratamiento de los datos personales de todos los clientes, usuarios, proveedores, empleados, ex empleados, aliados, accionistas y, en general, terceros que hayan tenido, tengan o puedan tener algún vínculo, han decidido adoptar esta políticas y procedimientos para la protección de datos personales, para garantizar de acuerdo a la ley el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir, datos personales.

NORMATIVIDAD: Esta política se elaboró teniendo en cuenta la ley 1581 del 2012. Por lo cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales reglamentada por el Decreto 1377 del 2013.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:

CTC EDTECH COLOMBIA S.A.S (en adelante CTC)

NIT: 901.793.230-8,

Dirección: CR 43 A 16 A SUR 38 OF 1301, Medellín.

Correo: [email protected]

Teléfono: 6044900348 FUNDACION CRACK THE CODE (en adelante LA FUNDACIÓN).

NIT: 901.776.140-1

Dirección: CR 43 A 16 A SUR 38, Medellín.

Correo: [email protected]

Teléfono: 6044900348

En adelante, nos referimos a cada una de ellas como CTC y LA FUNDACIÓN, respectivamente, y conjuntamente como los Responsables.

Así mismo, es posible que CTC y LA FUNDACIÓN en ciertas oportunidades deban actuar como Encargados del tratamiento de datos personales, caso en el cual, igualmente se ajustarán a todo lo contenido en la presente política y en las normas vigentes en materia de datos personales.

OBJETIVO Y ALCANCE: Dar a conocer la política de tratamiento de protección de datos personales. Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos que administramos de los clientes, usuarios, proveedores, empleados, ex empleados, aliados, accionistas y, en general, terceros

Tanto los Responsables como sus empleados, los Encargados del tratamiento y terceros relacionados con éste, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

DEFINICIONES:

Autorización: Se refiere a la expresión del consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que se lleve a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del titular.
Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
Base de Datos: Consiste en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, nombres, número de documento de identificación, su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que se realicen, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por cuenta del Responsable.

PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS:

El tratamiento y protección de datos personales estarán sometidos a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la mencionada Ley es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, los Responsables deberán cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

Principio de necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
Interpretación Integral de los Derechos Constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.

CTC EDTECH COLOMBIA S.A.S y FUNDACIÓN CRACK THE CODE como Responsables del tratamiento de datos personales deberán cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Realizar en los términos de normatividad aplicable, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

6. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

7. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

10. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

11. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos de la ley.

12. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

13. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

14. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

15. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

16. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial “una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando CTC, LA FUNDACIÓN o algún tercero, actúen en calidad de Encargados del Tratamiento, deberán cumplir con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración. pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES

Los Responsables realizan el tratamiento de datos personales de menores de edad, para lo cual, se ajustarán a los siguientes requisitos especiales:

El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de los Responsables, se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

Siempre respondiendo y respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Siempre asegurando por parte del Responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
En la medida de lo posible se debe realizar teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores: madurez, autonomía, capacidad para entender el fin de dicho tratamiento, explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
Presentar solicitudes ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento el responsable o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control del Responsable para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
Conocer a la dependencia o persona facultada por el responsable frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Abstenerse de suministrar datos sensibles.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Obtendremos el consentimiento como Titular de los Datos Personales antes de recolectarlos, el cual podrán consultar o verificar el titular, sus causahabientes o representantes y cualquier autoridad competente.

Para ello, solicitaremos previamente la autorización para el tratamiento de los datos personales en los diversos escenarios en los cuales los obtenemos, tanto de manera física como digital.

En los casos en que tratemos Datos Personales que sean transmitidos o transferidos por terceros, será única y exclusiva responsabilidad del tercero obtener todas las autorizaciones por parte de los Titulares de los Datos Personales para que CTC y/o LA FUNDACIÓN puedan tratarlos con las finalidades aquí contempladas.

En cualquier caso, con la aceptación expresa y previa de esta Política se AUTORIZA el tratamiento de los datos personales suministrados a CTC y/o LA FUNDACIÓN, de acuerdo con las finalidades, tratamiento y demás condiciones aquí contempladas y ajustadas a la normativa vigente en la materia.

DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

Para el desarrollo de sus actividades ordinarias y la correcta prestación de los productos o servicios que ofrecen, los Responsables realizan el tratamiento de la información que a continuación se describe:

Clientes: Información para prestar los servicios, a saber: Nombre; Identificación; Dirección; Nombres y apellidos del representante legal; número de cédula o identificación; Dirección de correo electrónico; Número telefónico; Datos relacionados con el medio de pago; Cualquier otra requerida para la prestación de los servicios.
Usuarios de la plataforma: Información para prestar los servicios educativos y de formación, a saber: Nombre y apellidos; tipo y número de documento de identificación; fecha de nacimiento; género; institución educativa de procedencia; grado y sección o grupo; información académica; dirección; teléfono y correo electrónico; nombre, apellido y número de teléfono del padre, madre o tutor; y demás datos necesarios para el acceso, uso y seguimiento de la plataforma educativa.
Proveedores: Información para contratar los servicios, a saber: Nombre de la persona natural o compañía; NIT o número de identificación; Dirección; Nombres y apellidos del representante legal; número de cédula o identificación; Dirección de correo electrónico; Número telefónico; datos relacionados con el medio de pago; cualquier otra requerida para la prestación de los servicios
Empleados/ Profesores/ Contratistas (incluyendo ex empleados o ex contratistas): Información de identificación personal, incluida pero no limitada a: nombres y apellidos, número de cédula o identificación, edad, teléfono, dirección y otro tipo de información que permita identificar a los Empleados, Profesores o Contratistas. En el caso de los Profesores, podrán vincularse bien sea como empleados directos o como proveedores/contratistas de servicios. Así mismo, se solicitan datos personales de los familiares de los Empleados, tales como [Estado civil, Nombre y apellidos del Cónyuge, Teléfono del cónyuge, Número de hijos, Nombres de los hijos, fecha de nacimiento de los hijos], con la finalidad de realizar las gestiones necesarias de gestión humana y entender la caracterización sociodemográfica que permita crear alianzas y convenios adecuados para entregar beneficios y descuentos para impactar positivamente a los empleados y sus familias.
Aliados o Partners: Información para celebrar y ejecutar la alianza o partnership, a saber: Nombre de la persona natural o compañía; NIT o número de identificación; Dirección; Nombres y apellidos del representante legal; número de cédula o identificación; Dirección de correo electrónico; Número telefónico; datos relacionados con el medio de pago; cualquier otra requerida para la ejecución de la alianza o partnership.
Accionistas: Información de identificación personal, incluida pero no limitada a: nombres y apellidos, número de cédula o identificación, edad, teléfono, dirección y otro tipo de información que permita identificar a los Accionistas.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Los Datos Personales tratados deberán someterse estrictamente únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

Clientes:

1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales y contables

2. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual, respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos y adquiridos o respecto de cualquier relación comercial subyacente, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas

3. Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.

4. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados.

5. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos)

6. Control y prevención del fraude y de lavado de activos.

7. Archivo de procesos judiciales en los cuales el cliente haya sido parte

8. Representación de los clientes en procesos judiciales

9. Realizar contacto con fines comerciales o de gestión de cobro por los siguientes canales: correo electrónico, whatsapp, plataformas de mensajería y llamadas telefónicas, en los horarios y periodicidad autorizados por la normativa vigente.

10. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de privacidad.

Usuarios de la Plataforma:

1. Prestar los servicios educativos y de formación contratados.

2. Realizar procesos de seguimiento académico, administrativo y de servicio al estudiante.

3. Conservar y tratar los datos personales aun después de la finalización de la relación como estudiante, con el fin de establecer contacto para iniciativas de empleabilidad, programas de seguimiento al impacto educativo y la oferta de beneficios relacionados.

4. Compartir, cuando sea necesario, los datos personales con aliados estratégicos, empresas y organizaciones que participen en programas de empleabilidad o proyectos relacionados, garantizando siempre el cumplimiento de esta Política y de la normativa vigente, para lo cual, se compartirán, entre otros, los siguientes datos: Fecha de Postulación Estudiante, Género, Nacionalidad, Número de Documento, Fecha de Nacimiento, Correo Electrónico, Número de Celular , Territorio, Edad, Nota Prueba Saber, Año de Graduación

5. Incluir los datos en nuestro asistente virtual Pixie (Teaching Assistant) para tener el contexto del usuario (estudiante) para poder apoyarlo con en sus dudas e inquietudes y en general prestar el servicio que se ofrece a través del mismo. Dicho asistente estará disponible en nuestra plataforma y será un experto en la materia y tendrá contexto de qué curso está llevando cada estudiante, su nombre de pila, entre otros datos. Los estudiantes podrán hablarle al asistente vía chat, enviándole una nota de voz o enviándole imágenes. El asistente, además, implica varias plataformas externas con las que compartiremos estas conversaciones, exclusivamente con la finalidad de prestar la asistencia necesaria para el usuario.

6. Mantener los datos en las bases de CTC y/o LA FUNDACIÓN mientras subsistan las finalidades aquí descritas o hasta tanto el Titular solicite la supresión o revoque la autorización otorgada.

7.. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de privacidad.

Proveedores/ Terceros:

1. Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.

2. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores.

3. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores.

4. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.

5. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.

6. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

7. Realizar contacto con fines comerciales o de gestión de cobro por los siguientes canales correo electrónico, whatsapp, plataformas de mensajería y llamadas telefónicas, en los horarios y periodicidad autorizados por la normativa vigente.

8. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de privacidad.

Empleados / Profesores / Contratistas (incluyendo ex empleados o ex contratistas):

1. Realizar los trámites necesarios para la contratación de personal o servicios.

2. Realizar los aportes a la seguridad social y reportes de accidentes de trabajo (cuando corresponda).

3. Formación de Personal.

4. Desarrollo de exámenes médicos y de seguridad (cuando corresponda).

5. Promoción y selección de personal o de contratistas/proveedores de servicios.

6. Desarrollar actividades para brindar beneficios a los hijos del personal.

7. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos de trabajo o de prestación de servicios con los Responsables.

8. Contacto para contratar los bienes y servicios necesarios.

9. Realizar encuestas psicosociales y de perfiles sociodemográficos.

10. Incluir los datos en nuestro asistente virtual Pixie (Teaching Assistant) para tener el contexto del usuario (profesor) para poder apoyarlo con en sus dudas e inquietudes y en general prestar el servicio que se ofrece a través del mismo. Dicho asistente estará disponible en nuestra plataforma y será un experto en la materia y tendrá contexto de qué curso está dictando cada profesor,, su nombre de pila, entre otros datos. Los profesores podrán hablarle al asistente vía chat, enviándole una nota de voz o enviándole imágenes. El asistente, además, implica varias plataformas externas con las que compartiremos estas conversaciones, exclusivamente con la finalidad de prestar la asistencia necesaria para el profesor.

Aliados / Partners:

Formalización de la alianza incluyendo: elaboración, firma y validación de contratos o acuerdos; verificación de identidad y legitimidad del aliado; y cumplimiento de requisitos legales y regulatorios (ej. registro tributario).
Ejecución operativa de la alianza incluyendo: comunicación con la persona natural o representante legal a través de correo electrónico, teléfono o dirección física; coordinación de actividades, entregables y cronogramas; y gestión de facturación, pagos y compensaciones.
Gestión administrativa y contable incluyendo: registro del aliado en sistemas contables y financieros; cumplimiento de obligaciones fiscales mediante uso del NIT o número de identificación; y control de acceso a plataformas o servicios asociados a la alianza.
Seguimiento y soporte incluyendo: resolución de incidencias o reclamaciones; comunicación de cambios, actualizaciones o novedades relacionadas con la alianza; y generación de reportes y evaluaciones de desempeño del partnership.

Accionistas:

Para el desarrollo de la relación como accionista.
Para el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales derivadas de la relación con el Accionista.
Realizar contacto con fines de visibilidad del negocio o de gestión de inversiones por los siguientes canales: correo electrónico, whatsapp, plataformas de mensajería y llamadas telefónicas, en los horarios y periodicidad autorizados por la normativa vigente.
Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de privacidad.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Con el fin de que el Titular de los datos personales pueda ejercer sus derechos, implementamos los siguientes procedimientos.

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus datos personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, deberán contactarse con nosotros, a través de los siguientes medios, de lunes a viernes en un horario de 8:00 am a 5.00 pm, con la siguiente documentación:

● Fotocopia de la cédula del titular

● En caso de ser un menor de edad, el registro civil y cédula del apoderado.

● Carta debidamente firmada por el titular o responsable del menor, explicando la consulta o el reclamo.

● Dirección de notificación o Correo electrónico

● El tipo de titular, si es cliente, empleado, proveedor, contratista, aliado o accionista.

Datos de contacto

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 6044900348

Dirección: CR 43 A 16 A SUR 38, Medellín, Colombia

Para la atención y gestión de las mismas, deberán tenerse en cuenta las siguientes condiciones:

Consultas.

Contamos con mecanismos adecuados para que puedan realizar consultas, suministrando toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con su identificación como Titular.

Atenderemos las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, le informaremos al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, con los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos.

Cuando el Titular considere que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo reglamentan o complementan o cuando quiera revocar la autorización del tratamiento de datos personales otorgada, podrá presentarnos un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo lo deberá presentar el Titular, sus causahabientes o su representante. Si el reclamo recibido no cuenta con su identificación como Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y pruebas del reclamo, lo contactaremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos correspondiente una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atenderlo dentro de dicho término te informaremos antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para todos los efectos, la solicitud de supresión de datos y la revocatoria de la autorización del tratamiento de datos, se tramitarán como un reclamo y a éstos les aplicarán los términos indicados en el literal b, anterior, de la presente Política.

Supresión.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitarnos la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012; hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por los Responsables. Sin embargo, podremos negarlo cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; los datos sean necesarios para proteger sus intereses jurídicamente tutelados; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Revocatoria de la Autorización.

Puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, estableceremos mecanismos sencillos y gratuitos que te permitan revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Puede revocar la autorización total o parcialmente, para ello, siempre deberá indicar con cuál tratamiento no estás conforme.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

Como Titular, autoriza expresamente a CTC y LA FUNDACIÓN, para transferir y/o transmitir sus Datos Personales a terceros (aliados comerciales, proveedores, clientes, contratistas) quienes, en calidad de Responsables y/o Encargados de la información, podrán tratar los Datos Personales para realizar las gestiones que resulten necesarias para que CTC y LA FUNDACIÓN, pueda brindarle productos y/o servicios de alta calidad.

En cualquier caso, el tercero que reciba los Datos Personales transferidos o transmitidos por CTC y/ LA FUNDACIÓN, estará obligado a ajustarse a esta Política de Tratamiento y al estricto alcance de la autorización que previamente haya dado el Titular de los datos para realizar su respectivo tratamiento.

Los datos personales serán almacenados por CTC /LA FUNDACIÓN en servidores en la nube y podrán ser transmitidos o transferidos a responsables o encargados ubicados en distintos territorios, siempre y cuando éstos cumplan con los mismos estándares de seguridad aquí mencionados. Al usar nuestra aplicación, participar en alguno de nuestros servicios y/o suministrarnos su información, está aprobando esa transferencia.

Todos aquellos casos en que se transfieran o transmitan Datos Personales de terceros a CTC y/o LA FUNDACIÓN, quien los remite deberá ajustarse estrictamente a este Política y tendrá que haber obtenido previamente las autorizaciones necesarias por parte de los Titulares para que CTC y/o LA FUNDACIÓN, puedan realizar el tratamiento de acuerdo con todo lo aquí contemplado; en dichos casos, quien remite los datos personales a CTC y/o LA FUNDACIÓN mantendrá indemne a éstas últimas frente a cualquier demanda, reclamación o acción legal que surja en relación con o derivada de la autorización del Titular de los Datos Personales para realizar el tratamiento de los mismos.

TRANSFORMACIONES, DISOLUCIÓN, LIQUIDACIÓN, ESCISIÓN O FUSIÓN.

El Titular autoriza expresamente a CTC y/ LA FUNDACIÓN para compartir sus Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, a personas jurídicas que tengan por finalidad prestar los mismos servicios ofrecidos por éstas y que sean controladas o tengan participación de las personas naturales o jurídicas accionistas de CTC y/o LA FUNDACIÓN, respectivamente. De esa forma, todos los Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, serán transferidos o transmitidos conforme a las disposiciones de esta Política de Protección de Datos, previo aviso de que ello sucederá.

SEGURIDAD.

Adoptaremos las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y archivos que contienen los Datos Personales procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Mantendremos protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información o almacenamiento de los mismos.

No obstante lo anterior, recuerde que ningún método de transmisión por Internet o de almacenamiento electrónico es seguro al 100%. Aunque nos esforzamos por utilizar medios comercialmente aceptables para proteger tus Datos Personales, no podemos garantizar su seguridad absoluta.

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Nos reservamos el derecho a modificar esta política en cualquier momento, sin embargo, notificaremos siempre que haya cambios esenciales a la misma, por los mismos canales por los que ha sido difundida. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente. VIGENCIA

La presente política de datos entra a regir a partir de su publicación y deja sin efecto cualquier otra Política anterior. Para mayor claridad para los titulares de datos e interesados, siempre se informará la fecha de publicación de la Política vigente.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de CTC y/o LA FUNDACIÓN durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales.

Fecha de publicación:____________________________

Aprobación:

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VELEZ OSORNO MARIA DEL MAR

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